Tampereen Jousiampujat r.y. (TJA)
Rekisteri- ja tietosuojaseloste Versio 1.1
Rekisterinpitäjä
Tampereen Jousiampujat ry
Ainonkatu 1, 33500 Tampere
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisterin nimi
Tampereen Jousiampujat ry:n henkilörekisteri.
Rekisteröidyt
Tampereen Jousiampujat ry:n henkilörekisterin eri henkilötyypit ovat
-
- jäsenet (varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet, kunniajäsenet)
- jousiammuntakursseille osallistujat
- jousiammunnan kokeilijat
- Jousiammunnan esittelyt (yritykset/organisaatiot)
- Yhdistyksen järjestämiin kilpailuihin osallistujat
Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenluettelon ylläpitäminen, yhdistyksen järjestämien tapahtumien osallistujien yhteystietojen ylläpito ja yhteydenpito rekisteröityihin henkilöihin.
Yhdistys ylläpitää toimintaansa liittyviä henkilörekistereitä tarkoitukseensa sopivalla tavalla.
Yhdistyksen henkilörekistereissä tietojen käsittely perustuu
-
- henkilön itsensä antamaan suostumukseen
- rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun
- lakisääteiseen velvoitteeseen
- Yhdistys käsittelee rekisteröidyn henkilön henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi kun yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.
Käsiteltävät tiedot
Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa ja yhdistyksen eri toiminnan eri osa-alueisiin kerätty tietosisältö vaihtelee riippuen rekisteröidyn henkilön henkilötyypistä rekisteröidyt kohdassa.
-
- Nimi
- Yhteystiedot
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- osoite
- Yhteyshenkilö (yritykset/organisaatiot)
- Yritys/organisaatio
- Syntymäaika/syntymävuosi (henkilön ikä)
- henkilötunnus (lakisääteisiin velvotteisiin perustuen niiltä osin kun voimassa olevat lait ja asetukset vaativat)
- Harrastuksen taustatiedot (jäsenhakemus)
- Kilpailusarja(t)
- Kilpailulisenssitiedot
- Kilpailumenestys
- Yhdistyksen harrastetilojen avainten, sähköisten lukkojen ja elektronisten kulkukorttien hallintaan liittyvät tiedot (kortin numero, avainpantti)
- Jäsenmaksujen maksutiedot
- Jäsennumero
- Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
- Erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
- Tietojenluovutuskielto tai -suostumus
- Muut yhdistyksen toiminnan ja toiminnan kehittämisen kannalta tarvittavat tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Yhdistyksen henkilörekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Kanavia ovat yhdistyksen sähköiset lomakkeet, henkilön lähettämä sähköposti, puhelin, SMS.
Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja ei luovuteta muille tahoille ilman asianomaisen lupaa.
Poikkeuksen muodostaa Tampereen kaupungin ja poliisin edustajat joille harrastetilojen avaimien hallintaan liittyviä henkilötietoja voidaan antaa ilman erillistä lupaa.
Liittyessään yhdityksen jäseneksi henkilö hyväksyy myös SJAL- ja FFAA-jousiammuntaliittojen jäsenseurojen jäsentietojenhallintaan liittyvän tietojenkäsittelyn.
Tietojen suojaus
Manuaalinen aineisto pidetään tallennettuna säilytyspaikoissa joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Sähköinen rekisteriaineisto säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin keinoin suojattuja.
Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä rekisteritietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien vastuutehtäviensä hoitamiseksi on pääsy yhdistyksen käsittelemiin rekisteritietoihin.
Tietojen käsittelyn kesto
Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi mutta kuitenkin vähintään niin kauan kuin henkilön jäsenyys yhdistyksessä jatkuu.
Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitolain osoittaman kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
-
- Tarkastusoikeus: rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut häntä itseänsä koskevat tiedot. Kun henkilö käyttää oikeuttaan tarkastaa tiedot, yhdistys toimittaa jäljennöksen tallennetuista tiedoista.
- Oikaisemisoikeus: rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää korjaamaan tai täydentämään itseään koskevia tiedot oikeiksi jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita.
- Vastustamisoikeus: rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että häntä koskevia tietoja on käsitelty voimassa olevan lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus: siltä osin kun tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen henkilöllä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin hänestä tallennettuja tietoja voimassa olevan lain mukaisesti ja ehdoilla.
- Rajoitusoikeus: rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää yhdistystä rajoittamaan itseänsä koskevien tietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, voimassa olevan lain edellyttämällä tavalla ja ehdoilla.
- Valitusoikeus: rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle voimassa olevan lain mukaisesti, jos rekisteröity kokee, että tietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteydenotot
Rekisteröity henkilö voi käyttää edellä kuvattuja oikeuksiaan ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa kaksi (2) nimetyyn yhteyshenkilöön.
Selosteen muutokset
Selosteeseen tehtävät muutokset kirjataan selosteen lisättävään versiohistoriaan.
Versiohistoria
| Versio | Pvm | Muutos |
| 1.0 | 19.01.2023 | Ensinmäinen hyväksytty versio. |
| 1.1 | 16.09.2024 |
Lisätty kohtaan 5: yhdistyksen järjestämien tapahtumien osallistujien yhteystietojen ylläpito |